Logistik ist ÜBERALL - auch in der öffentlichen Verwaltung
Ein Gastbeitrag von Sabastian Morsch
In Alltagsgesprächen hört man immer wieder die Frage: „Und was machst du nach dem Logistikstudium?“ Verbunden mit der Aussage: „Logistik ist doch nur Lager und Spedition. Dann gehst du zu einer Spedition.“
Diese - auf Unwissenheit beruhenden - Aussagen bringen einen als Logistikstudent immer wieder in Erklärungsnot. Natürlich liegen die typischen Aufgaben der Logistik im Bereich der TUL-Prozesse, also dem Transport, Umschlag und der Lagerung von Gütern und Dienstleistungen. Dennoch ist das Feld der Logistik um ein Vielfaches größer, als es das gesellschaftliche Bild vermuten lässt.
Dies ist in etwa vergleichbar mit der landläufigen Meinung, dass Betriebswirte ausschließlich in der Buchhaltung, im Marketing oder im Vertrieb tätig sind, was auch nicht 100% richtig ist. Grundsätzlich sind solche Aussagen nicht falsch und decken auch einen Großteil der Arbeitsfelder der beschriebenen Schwerpunktbereiche ab.
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Grundsätzlich beschäftigt sich die Logistik, wie viele andere Disziplinen auch, mit genau einer Art von Fragen, nämlich mit Optimierungsfragen. Diese Optimierungen, in welchem Bereich auch immer, dienen in erster Linie der Kostensenkung, da Unternehmen grundsätzlich unternehmerisch und damit gewinn- bzw. ertragsorientiert handeln. Was passiert aber, wenn man die Nische der Logistik mit einer anderen Nische, der öffentlichen Verwaltung, verbindet? Diese Frage soll im Folgenden geklärt werden.
Logistik und öffentliche Verwaltung
Die Besonderheit der öffentlichen Verwaltung besteht darin, dass sie Teil des Staates ist, von diesem für seine Vollzugsaufgaben benötigt und vom Staat finanziert wird. Damit ist die öffentliche Verwaltung kein direkter Teilnehmer der freien Wirtschaft und damit letztlich auch keinem wirtschaftlichen Druck ausgesetzt. Umso mehr stellt sich die Frage, wie es zum Einsatz von Logistik in der öffentlichen Verwaltung kommt.
Die Antwort ist kurz: Es besteht kein finanzieller Optimierungsbedarf, dennoch spielen Effizienz und Effektivität in den Arbeitsabläufen eine bedeutende Rolle. Zudem kann die öffentliche Verwaltung dadurch wiederum staatliche Mittel einsparen bzw. anderweitig einsetzen.
Wie also passen die beiden Bereiche Logistik und öffentliche Verwaltung letztendlich zusammen? Nun, im Zuge der Corona-Pandemie hat sich zu den bestehenden Aufgaben in der öffentlichen Verwaltung, im Gesundheitsamt, ein riesiges Aufgabenfeld aufgetan. Wenn irgendwo etwas Zusätzliches hinzukommt, ist das immer und überall eine Herausforderung mit Optimierungspotenzial. Das Besondere im Fall des Gesundheitsamtes ist jedoch, dass der Mehraufwand und die entstandenen Aufgaben unvorhersehbar entstanden sind.
Projiziert man die entstandene Situation auf ein typisches Logistikunternehmen, so lässt sie sich mit einer neuen Lagerhalle vergleichen, die ebenfalls zu den laufenden Aufgaben hinzukommt.
Bei einer Lagerhalle sind jedoch umfangreiche Planungen vorausgegangen und dementsprechend viele Kalkulationen durchgeführt worden. Dies war in der öffentlichen Verwaltung nicht der Fall.
In diesem Atemzug ist ein Projekt entstanden. Zunächst arbeiteten die Delogit und Kreisverwaltung Homburg zusammen, um die aufkommende Corona-Problematik in den Griff zu bekommen. Aufgrund der Komplexität und des Umfangs wurden im weiteren Verlauf Bachelor-Studenten an die Problemlösung gesetzt. Genau hier setzt die Bachelor-Thesis im Gesundheitsamt an.
Bachelor-Thesis
Das Hauptziel der Kooperation ist die Durchführung einer Personalkapazitätsplanung. Hintergrund der Planung ist die aufgetretene Corona-Pandemie, die die Personalbedarfsplanung zunächst unvorhersehbar machte. Da die Bedarfsermittlung auch eine wesentliche Aufgabe der Logistik darstellt, ist damit der direkte Bezug zur Logistik hergestellt, da auch der Personalbedarf eine Bedarfsposition darstellt. Auf diesen Planungsgrundlagen sollen dann im weiteren Verlauf Prognosemöglichkeiten gestaltet werden. Im besten Fall geschieht dies über ein Anwendungsprogramm, das einfach zu bedienen ist. Soviel zum vorläufigen Plan...
Wie bei allen Planungs- und Optimierungsprozessen muss zunächst die Vergangenheit und Gegenwart analysiert und verstanden werden. Dazu dienen in erster Linie Daten. Je mehr, desto besser. Eine aufgabenbezogene Datenerfassung ist im Gesundheitsamt jedoch kaum vorhanden, mit Ausnahme der für die Ermittlung und Übermittlung der Corona-Pandemie relevanten Daten. Da sich die originären Aufgabenbereiche innerhalb des Gesundheitsamtes seit Beginn der Pandemie nicht geändert haben, können diese ohnehin weitestgehend ignoriert werden.
Nachdem ein Grundverständnis für die allgemeinen internen Abläufe geschaffen wurde und auch die Aufgaben, die den Pandemieprozess betreffen, betrachtet wurden, geht es schließlich darum, die zur Verfügung gestellten Daten auf Herz und Nieren zu prüfen. Schnell wird klar, dass der Bedarf, also der Arbeitsaufwand, mit Arbeitszeit verbunden ist. Diese wird aber in den untersuchungsrelevanten Daten nicht erfasst. Logisch, denn das RKI (und andere Institutionen) interessiert nicht, wie viel Arbeitszeit für die Bearbeitung aufgewendet wurde.
Damit stellte sich die Frage, wie die Arbeitszeiten für die einzelnen Aufgaben ermittelt werden können. Hier gibt es im Wesentlichen folgende Möglichkeiten aus der Logistik: Messen, Schätzen, Analysieren oder Erfassen.
Messen, d.h. durch Hard- oder Software, ist aus verfahrenstechnischen und datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.
https://www.instagram.com- Schätzen, d.h. durch Erfahrung und Beobachtung, ist zu ungenau.
- Auswertungen sind aber über die Zeitkonten der Mitarbeiter denkbar.
Hierzu wurden den Bacheloranden die Stundenbuchungen der einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Problematisch ist hierbei jedoch, dass die koronabedingten Bedarfe nicht eindeutig den entsprechenden Arbeitsstunden zugeordnet werden können.
Somit bleibt nur die zusätzliche Erfassung über die Expertise der Mitarbeiter. Diese Erfassung erfolgte über eine entsprechende Mitarbeiterbefragung, die den Analytikern die Möglichkeit gab, einzelnen Aufgaben explizite Arbeitszeiten zuzuordnen.
Am Ende stand eine Auswertung der Datenbestände, die Aufschluss über die Anzahl der jeweiligen Prozessteilaufgaben gab. Zum anderen konnten den Prozessteilaufgaben durch die Auswertung der Befragungsdaten genaue Aufwandszeiten zugeordnet werden. Diese beiden Hauptbestandteile boten somit die Möglichkeit, Vergangenheit und Gegenwart miteinander zu verrechnen und somit ein konkretes Anwendungstool zu generieren, das durch einfache Anpassungen jederzeit problemlos an neue Standards angepasst werden kann.
Resümee
Im Ergebnis waren alle Beteiligten mit dem Endprodukt zufrieden. Eine aktive Nutzung des Tools ist seitens der Kreisverwaltung angedacht.
Transparenzhinweis
Dieser Beitrag wurde von der Redaktion und Deepl Write überarbeitet. mw
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Version: 1.3 Mai 2023, Kontakt: E-Mail Martin Wölker
Pirmasens, Germany, 2018-,
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